Jak napisać ofertę handlową, która wygrywa zlecenia

Co musi zawierać oferta handlowa? 6 elementów

1. Dane stron i tytuł

Pełne dane Twojej firmy (nazwa, adres, NIP, kontakt) i dane klienta. Tytuł powinien mówić, czego oferta dotyczy: „Oferta na wykonanie instalacji CO - dom jednorodzinny, ul. Przykładowa 5" zamiast samego „Oferta". Dodaj numer oferty i datę wystawienia - przy kilku wersjach dla jednego klienta unikniesz nieporozumień.

2. Zakres prac - co dokładnie zrobisz

Najczęstsze źródło sporów to niedopowiedziany zakres. Wypisz, co wchodzi w cenę (materiały, montaż, uruchomienie, sprzątanie po pracach), i - równie ważne - czego oferta nie obejmuje (np. prace budowlane, wywóz gruzu). Klient porównujący kilka ofert doceni jasność, a Ty masz podstawę do rozliczenia prac dodatkowych.

3. Wycena z podziałem na pozycje

Jedna kwota „za całość" budzi nieufność i zaprasza do targowania. Rozbij wycenę na pozycje: materiały (z ilościami i jednostkami), robocizna, ewentualnie dojazd czy uruchomienie. Podaj wartości netto, VAT i brutto - dla klienta indywidualnego najważniejsza jest kwota brutto, dla firmy netto. Grupowanie w działy (np. „Materiały", „Montaż") robi różnicę przy dłuższych wycenach.

4. Termin realizacji i ważność oferty

Określ, kiedy możesz wykonać prace i jak długo oferta obowiązuje (typowo 14–30 dni - ceny materiałów się zmieniają). Termin ważności to też delikatne wezwanie do decyzji: oferta bez daty ważności potrafi „wisieć" miesiącami.

5. Warunki płatności

Zaliczka, płatność etapami czy całość po odbiorze? Napisz to wprost, razem z akceptowanymi formami płatności. Przy większych pracach standardem jest zaliczka na materiały - klient, który to widzi w ofercie, nie będzie zaskoczony przy podpisaniu umowy.

6. Wygląd i forma - PDF, nie tabelka w mailu

Klient najczęściej porównuje kilka ofert. Dokument z logo, spójnym formatowaniem i czytelnym podsumowaniem wygrywa z tabelką wklejoną w treść maila - nawet przy podobnej cenie. Wyślij PDF, którego nie da się przypadkowo edytować, z nazwą pliku typu „Oferta-123-instalacja-CO.pdf".

Najczęstsze błędy w ofertach handlowych

• Brak zakresu prac - „instalacja CO: 25 000 zł" i ani słowa, co w tym jest.
• Błędy w sumowaniu - ręcznie liczone kwoty w Excelu czy Wordzie potrafią się rozjechać; klient to wychwyci i straci zaufanie.
• Brak terminu ważności - po pół roku klient wraca z ofertą liczoną przy starych cenach materiałów.
• Żargon bez wyjaśnienia - klient indywidualny nie musi wiedzieć, czym jest WLZ albo bufor CWU.
• Odpowiedź po tygodniu - większość zleceń bierze wykonawca, który odezwał się pierwszy z konkretną wyceną.

Przykładowe oferty PDF

Otwórz wybrany przykład w przeglądarce. Z podglądu możesz go również pobrać.

Szybciej: oferta handlowa z programu zamiast szablonu

Szablon w Wordzie rozwiązuje problem pierwszej oferty - ale przy dziesiątej zaczynasz kopiować stare pliki, poprawiać ceny ręcznie i pilnować numeracji. W programie do ofertowania pozycje bierzesz z bazy produktów, sumy i VAT liczą się same, a każda oferta ma status (wysłana, zaakceptowana, odrzucona) - widzisz, co czeka na decyzję klienta. Plan darmowy pozwala zacząć bez żadnych opłat.